Cosa sono i supporti informatici nel settore pubblico

di | Agosto 8, 2019

La conservazione sostitutiva (tra i servizi propodti da Savino Solution) dei documenti prevede l’archiviazione digitale di documenti cartacei per velocizzarne la consultazione e per limitarne l’ingombro fisico. Immaginiamo la mole di certificati, contratti e dichiarazioni prodotte mensilmente da un’azienda nel settore pubblico o privato; decine e decine di documenti che a lungo andare rischiano di occupare parecchio spazio e di diventare difficilmente consultabili.

Vediamo cosa sono i supporti informatici

È chiaro quindi che, avere la possibilità di gestire un archivio digitale può facilitare enormemente il lavoro di tutte quelle persone che operano nel settore pubblico o privatamente. Infatti, anche nel quotidiano e livello domestico, i supporti informatici possono rappresentare un’ottima risorsa.

Archiviare digitalmente certificati, buste paga, 730 e documenti relativi alla propria abitazione, è sempre la scelta ideale per evitare la perdita e/o il danneggiamento delle copie cartacee.

Tipologie di supporti informatici

I supporti informatici infatti, si differenziano per alcune caratteristiche come ad esempi; la capacità di memoria, la durata, la velocità di caricamento e download delle informazioni.

I supporti ottici digitali

Dvd e compact disc fanno parte della categoria dei supporti ottici digitali. I supporti ottici digitali, sono stati lanciati negli anni ottanta e da allora, hanno avuto ampia diffusione. È possibile utilizzare i supporti ottici digitali per ragioni prettamente professionali e/o per l’archiviazione di dati e informazioni personali, come ad esempio fotografie e video.

Da quando è stato lanciato il primo compact disc la necessità di archiviare le informazioni in modo digitale è sensibilmente aumentata. Per soddisfare le nuove esigenze, la performance di archiviazione dei supporti ottici è stata migliorata in modo considerevole.

I più recenti DVD, permettono infatti di archiviare un numero molto considerevole di informazioni.
Inoltre, la durata di tempo entro la quale le informazioni sono conservate e fruibili, è aumentata sfiorando anche i 40 anni.

L’utilizzo di questa tipologia di archiviazione digitale, è consigliabile se si preferisce consultare le informazioni utilizzando delle tecnologie non recenti ma che comunque sono ancora parecchio diffuse, sia in campo professionale sia a livello domestico.

L’hard disc: una possibilità per la creazione di archivio in digitale

L’hard disc è uno strumento di supporto informatico utile in tutte quelle situazioni che richiedono di archiviare e condividere una notevole quantità di dati e informazioni. A seconda di quali siano le esigenze di mobilità dei dati è possibile scegliere tra un hard disc interno (direttamente installato sul proprio device ) o esterno.

Un hard disc esterno invece, a fronte di un rischio maggiore di danneggiamento delle informazioni digitale contenute, permette una miglior flessibilità e trasferibilità dei dati informatici. In entrambe i casi comunque, l’hard disc permette di conservare moltissime informazioni e documenti.

Un supporto informatico flessibile : Chiavette e penne USB

Nel caso in cui la trasferibilità e mobilità dei dati fosse una caratteristica importante nella scelta di un supporto informatico, le chiavette e le penne USB , potrebbero essere una buona alternativa.
Anche in questo caso, la tecnologia delle chiavette e delle penne USB ha permesso di mettere a punto strumenti sempre più capienti e sicuri.

Attraverso questa tipologia di supporto informatico ad esempio, è possibile trasferire i documenti da un device all’altro garantendone l’immodificabilità e l’integrità dello stesso.

I servizi di cloud storage, una novità per l’archiviazione digitale delle informazioni

I servizi di cloud storage permettono di eliminare tutti i supporti fisici informatici. I documenti digitali, saranno infatti archiviati on line, nel data center di un server esterno. Il cloud storage per la conservazione dei dati ha un funzionamento molto semplice; per accedere al proprio personale spazio in rete sarà infatti sufficiente essere collegati ad internet e, tramite le credenziali fornite , effettuare l’accesso al proprio account personale e/o aziendale.

Una volta all’interno del proprio spazio dedicato, è possibile organizzare i documenti, e i file nel modo a seconda delle proprie preferenze. La grandezza dello spazio di archiviazione, dipende dalla tipologia di abbonamento che si sceglie di sottoscrivere al momento della stipula del contratto.

La grandezza dello spazio di archiviazione, dipende dalla tipologia di abbonamento che si sceglie di sottoscrivere. Nonostante ci siano ancora molti dubbi legati alla sicurezza, le soluzioni di cloud storage si stanno sempre più diffondendo nel corso degli ultimi anni.

La possibilità di accedere in qualsiasi momento, e in qualsiasi parte del mondo, ai propri file documenti, è senza dubbio un’ottima soluzione per la gestione del proprio archivio digitale.

Le disposizioni normative per la conservazione sostitutiva dei documenti

La legislazione di riferimento, riguardante la digitalizzazione e conservazione dei documenti informatici impone l’utilizzo di supporti informatici capaci di rispettare determinate tempistiche e regole. Per prima cosa, a seconda di quale sia la tipologia di documento da archiviare digitalmente, è opportuno preferire un supporto informatico rispetto ad un altro.

Negli ultimi anni, l’attenzione al mondo digitale è andata via via sempre più aumentando. Le normative in fatto di archiviazione informatiche chiariscono che non solo le aziende e le pubbliche amministrazioni , ma anche i privati cittadini sono obbligati alla conservazione di alcuni importanti documenti, come ad esempio determinate PEC (posta elettronica certificata).

Il codice dell’Amministrazione Digitale

Il codice dell’Amministrazione Digitale, è un insieme di norme emanate nel 2005 di cui, è stata recentemente diffusa la sua sesta versione. Il cda nasce con lo scopo di semplificare le procedure burocratiche amministrative incentivando al contempo, gli utenti all’accesso on line a tutta una serie di documenti e certificazioni.

Nel testo unico del cda vengono fornite tutta una serie di definizioni e informazioni in ambito informatico digitale. Inoltre, ampio spazio è dedicato alla tematica relativa alla conservazione dei dati che deve rispettare determinati requisiti.

La conservazione dei documenti ad esempio, siano essi appartenenti a aziende o a privati cittadini, deve garantire l’inalterabilità e integrità degli stessi.

Quando un documento è immodificabile?

Un documento è immodificabile quando la conservazione permette di non alterarne le caratteristiche ed il contenuto; forma e contenuto quindi devono rimanere invariate nel tempo e comunque durante tutto il ciclo di gestione del documento stesso.